Weg von der „Excel-Tapete“ – hin zum digitalen PMO

Ausgangslage

Projekte sind unverzichtbare Treiber für die Zukunft von Thieme und sprechen für die große Dynamik im Unternehmen. Um das gesamte Projektportfolio angemessen steuern und von Synergien nachhaltiger profitieren zu können, richtete die Thieme Gruppe bereits 2015 ein zentrales Project Management Office (PMO) ein. Auch wenn mit dem PMO mehr Transparenz möglich wurde, blieben hinsichtlich der Steuerung einzelner Projekt noch einige Fragen ungelöst. Der Grund: Das Management der Projekte erfolgte mehrheitlich mit Excel. So konnten Projektmanager und Projektleiter einzelne Projekte gut steuern, aber um den Gesamtüberblick zu behalten, behalfen sich die Mitarbeitenden des PMO mit einer „Excel-Tapete“. Diese manuelle Zusammenstellung einzelner Excel-Ausdrucke bildete das Cockpit der Projektsteuerung.

Um das gesamte Projektportfolio adäquat steuern zu können und die Machbarkeit der einzelnen Projekte im Blick zu behalten, machte sich die Thieme Gruppe 2020 auf die Suche nach einem Projektportfoliomanagement-System. Bei der Recherche nach potenziellen Tools stießen die Verantwortlichen auf ein Webinar von Le Bihan, das sie überzeugte und zu einer Zusammenarbeit führte.

Auf der Suche nach Experten

„Uns war klar, dass wir mit der „Excel-Tapete“ an unsere Grenzen gelangt waren. Außerdem war das Exzerpieren aus Excel extrem aufwändig und fehleranfällig. Das führte dazu, dass wir begannen, uns mit der Einführung einer Projektmanagementlösung zu befassen“, erläutert Jeannine Kraft, Director des PMO der Thieme Gruppe.

Bei der Internet-Recherche stieß Jeannine Kraft 2020 auf ein Webinar von Le Bihan, in dem beschrieben wurde, worauf bei der Toolauswahl besonders zu achten sei. Kraft: „Mir wurde klar, dass das Angebot an Projektmanagementlösungen so vielfältig ist, dass es gut wäre, einen Partner an der Seite zu haben, der diesen Markt vollständig durchdrungen hat. Es erschien mir sinnvoller, gemeinsam mit solchen Experten die passende Software zu finden, als mir selbst all das Wissen anzueignen.“

Die richtige Vorbereitung ist das A&O

Also buchte Thieme im Frühjahr 2021 bei Le Bihan einen Workshop, um einen ersten Einstieg in die Thematik zu bekommen. „Da wir unsere Prozesse und Strukturen sehr gut kennen, konnten wir schnell ein Konzept aufsetzen, das die Anforderungen an eine Projektmanagementlösung sehr detailliert beschreibt“, fasst Kraft zusammen. „Wichtig war allen Beteiligten, dass die neue Lösung ein möglichst einfaches und effektives Arbeiten in Projekten ermöglicht. “Deshalb haben wir die Kollegen, die bei Thieme in Projekten arbeiten, bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt eingebunden – zum Schluss auch das Controlling. Wir legen großen Wert auf Transparenz, insbesondere im Kontext von Investitionen und uns war wichtig, dass das Projektmanagement zukünftig alle relevanten Informationen erfasst – von der Projektinitialisierung bis zum Controlling“, erklärt die PMO-Direktorin.

Die von Le Bihan empfohlene und von Jeannine Kraft und ihrem Team umgesetzte Vorgehensweise war in verschiedene Phasen aufgeteilt: In der ersten Phase ging es um das Anforderungsprofil, die Toolauswahl und die Konzeption. Dann galt es, das Kapazitätsmanagement aufzusetzen und im dritten Schritt die Implementierung und den Rollout zu realisieren. Schlussendlich soll in einer vierten Phase das Ressourcenmanagement umgesetzt werden. Dieses hatte das Team bewusst außen vorgelassen, da hier noch Besonderheiten zu regeln waren.

Vom Konzept über das Lastenheft zur Ausschreibung

Als nach zahlreichen Workshops, an denen Le Bihan und die verschiedenen Stakeholder von Thieme teilnahmen, die Anforderungen feststanden, galt es, daraus ein Lastenheft zu entwickeln. „An dieser Stelle hat uns Le Bihan sehr gut unterstützt. Dank ihrer Expertise war schnell klar, welche Funktions- und Feature-Anforderungen wir benötigen, um ein wirkungsvolles, unternehmensweites Projektmanagement-Tool zu etablieren. Le Bihan denkt in Funktionen und wir in Anforderungen – das war das perfekte Match“, erläutert Jeannine Kraft.

Als das Lastenheft im Sommer 2021 fertiggestellt war, kam der PM Toolfinder von Le Bihan zum Einsatz. Über diese Plattform hat Le Bihan eine Ausschreibung erstellt, verschiedene Optionen konsolidiert und schließlich eine Shortlist erstellt. Diese Tools wurden im Rahmen eines PoC intensiver unter die Lupe genommen. Auch an dieser Stelle hat Le Bihan das Thieme PMO entlastet – nicht zuletzt dadurch, dass der Dienstleister die Kommunikation mit den Herstellern übernahm. Die Entscheidung fiel schlussendlich auf die Einführung der Software Blue Ant.

Le Bihan: Hüter des PM-Konzepts

Zwar hatte man Le Bihan ursprünglich wegen der Unterstützung bei der Toolauswahl angefragt, aber je länger die Zusammenarbeit andauerte, umso klarer wurden die Mehrwerte für Thieme. Jeannine Kraft: „Auch bei der Implementierung von Blue Ant haben wir profitiert. Die Consultants waren so etwas wie die Hüter des PM-Konzepts und haben mit Argusaugen darauf geachtet, dass wir uns nicht in die falsche Richtung bewegen.“

Im Januar 2023 folgte dann der Rollout von Blue Ant. Insgesamt lernten über 150 Mitarbeitende und einige externe Partner die Arbeit mit dem System. Auch wenn die Einführung einer neuen Software eine Veränderung an den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden darstellt, war das Feedback größtenteils positiv. Vor allem die leichte Bedienbarkeit, das automatisch erzeugte Reporting und die größere Transparenz lobten die Nutzer und Nutzerinnen.

Das Projekt war günstiger als geplant – trotz oder wegen Le Bihan

Innerhalb von nur einem Jahr ist es gelungen, das Projektmanagement der Thieme Gruppe in einem gemeinsamen digitalen Tool abzubilden und damit auf das nächste Level zu heben. „Die Digitalisierung und der unternehmensweite Rollout eines einheitlichen Projektmanagements haben sehr gut funktioniert: Wir haben eine bessere Datenqualität, mehr Transparenz, mehr Zeit und können unsere Projekte jetzt zielgerichteter steuern. Die Geschäftsführung hat jederzeit Echtzeitinformationen und demnächst werden wir Blue Ant auch noch an unser SAP-System anbinden sowie die Ressourcenplanung inkl. Kapazitätsanfrageprozess, umsetzen“, sagt die PMO-Leiterin. 

„Früher hat jeder unserer PMO-Berater pro Monat mindestens 2 Tage gebraucht um unsere „Excel-Tapete“, auf der wir unsere ganzen Projekte zusammengeführt haben, zu aktualisieren. Seit wir das Projektmanagement digitalisiert haben und unser Projektportfoliomanager nur noch wenige Fehler korrigieren muss, ist nicht nur die Datenqualität auf einem viel höheren Niveau, sondern es bleibt auch mehr Zeit für Strategie und Beratung.“

Jeannine Kraft, Director PMO Thieme Gruppe

Bei Thieme freut man sich über diesen Erfolg, zumal man sich bei Le Bihan jederzeit sehr gut aufgehoben gefühlt habe. Die konstruktive Zusammenarbeit und das Engagement seien vorbildlich gewesen. Durch die datenbankgetriebene Transparenz sei man für die Zukunft gerüstet. Thieme könne die Projekte heute jederzeit monitoren und bei Engpässen frühzeitig reagieren.