Implementierung einer zentralen Collaboration Platform bei Motherson

Für einen international agierenden Automobilzulieferer ist die Zusammenarbeit über Unternehmens-, Produkt- und Ländergrenzen hinweg ein kritischer Erfolgsfaktor. Wer hochwertiges Interieur und Exterieur für Fahrzeuge entwickelt und vertreibt, benötigt daher Systeme, die den Planungs- und Entwicklungsprozess bestmöglich unterstützen. Die Projektmanagement-Plattform, die das Motherson-Unternehmen SMP in der Vergangenheit genutzt hatte, war im Product Lifecycle Management System (PLM) integriert. Diese Lösung offenbarte jedoch Schwächen hinsichtlich Transparenz und Planungssicherheit im Gesamtprozess. Inspiriert durch einen Kunden eruierte man zusammen mit Le Bihan, ob die empfohlene Projektmanagement-Lösung cplace den Anforderungen bei Motherson entspricht und wenn ja, wie man diese einführen kann.

Benedikt Bruder, Business Project Manager bei Motherson und verantwortlich für das Collaboration-Projekt: „Das PM-Tool, das wir im Einsatz hatten, war ein Experten-Tool auf PLM-Basis. Es hat primär das Produkt abgebildet, aber nicht das Projekt. Das war ein Manko.” Weil aber gerade die Kommunikation in komplexen Projekten besonders wichtig ist, wollte man weg von der produkt-getriebenen Vorgehensweise hin zu einer projektbasierten Zusammenarbeit. Dabei kam Motherson zugute, dass der Konzern über eine sehr gut beschriebene und in der Anwendung etablierte Prozesslandschaft verfügt. Der „Product Development and Industrialization Process (PDIP)“ eignete sich hervorragend als Backbone für den Wechsel auf die neue Collaboration Platform.

Das Ziel: Mehr Transparenz, Agilität und Planungssicherheit

Also machten sich Benedikt Bruder und seine Kollegen auf die Suche nach einem Beratungsunternehmen, das diesen Change-Prozess professionell planen und begleiten kann. Die Expertise sowie die Kundenliste von Le Bihan überzeugten die Verantwortlichen bei Motherson. Ende September 2019 startete man die Zusammenarbeit mit einem Proof-of-Concept (PoC). Das große Ziel: mehr Transparenz, Verlässlichkeit und Verfügbarkeit von Daten sowie einheitliche Projektstrukturen. Um das zu erreichen wollte man ein Tool implementieren, das eine kontinuierliche und transparente Zusammenarbeit unterstützt – vorzugsweise cplace.
Eine besondere Herausforderung beim Wechsel auf eine zentrale Projektmanagement-Plattform war, dass sich beim Bötzinger Zulieferer in der Vergangenheit eine gewisse „Schatten-IT“ gebildet hatte. Der Grund: Die frühere PM-Applikation im PLM-System hatte nur teilweise den Anforderungen der Anwender entsprochen. Bruder: „Das führte zu einem Wildwuchs an Lösungen. Insbesondere die Tatsache, dass immer wieder mit Excel gearbeitet wurde, war schwierig. Wir benötigten einen Single Point of Truth, an dem alle Daten erfasst werden, und zwar in Form einer Datenbank und nicht in einer Vielzahl individueller Excel-Listen.“

SCRUM sorgt für dynamische Implementierung

Ausgehend von der Erwartungshaltung seitens Motherson empfahl Le Bihan die Umsetzung dieses Projekts nach dem SCRUM Framework mit einzelnen Sprints. „Die Sprint-Struktur war sehr dynamisch und fruchtbar in der Umsetzung. Einen vergleichbar schnellen Fortschritt habe ich vorher noch bei keinem Projekt erlebt“, sagt Business Project Manager Bruder. „Diese Vorgehensweise hat es uns ermöglicht, innerhalb kürzester Zeit das Projekt zu starten und die neue Collaboration Platform international auszurollen. Wir sind Le Bihan sehr dankbar, dass sie uns zu dieser Methode geraten und uns bei der Umsetzung erfolgreich begleitet haben. Insbesondere, weil das Projekt während diverser Corona-Lockdowns umgesetzt wurde.“

Nach dem erfolgreichen Abschluss des PoC wurde Mitte 2020 die Implementierung von cplace gestartet. Etwa ein halbes Jahr später rollte man das System unternehmensweit aus, so dass 250 User cplace produktiv nutzen konnten, in erster Linie etwa 100 Projektleiter sowie die Projektcontroller. Der Wunsch, mit allen Kundenprojekten gleichzeitig an den Start zu gehen, war eine große Aufgabe. Voraussetzung war, dass sämtliche Eckdaten aus der alten PLM-Applikation in cplace migriert wurden. Dieser Prozess dauerte ca. sechs Wochen. Ende Februar 2021 standen alle notwendigen Projektdaten auf cplace bereit.

Zur gleichen Zeit führten Benedikt Bruder und sein Team die entsprechenden Schulungen durch, um die Verantwortlichen, Multiplikatoren sowie die Anwender auf die Arbeit mit der Plattform vorzubereiten. Alle Aktivitäten, die mit dem Wechsel der Plattform verbunden waren, gingen innerhalb von vier Sprint-Phasen Hand-in-Hand.

Zeit und Geld sparen und trotzdem besser steuern

In alle Aktivitäten wurde auch das Management von Motherson involviert. Es wurde regelmäßig über den Projektfortschritt informiert und konnte zeitnah erste eigene Vorteile aus cplace ziehen. Mussten früher KPIs zeitaufwendig noch bei der Projektleitung angefragt und aufbereitet werden, stehen sie nun auf Knopfdruck im System bereit. Aus der alten Push-Struktur ist eine Pull-Struktur geworden.
Das bringt immense Vorteile: „Wenn es früher eine C-Level-Anfrage gab, musste man mühsam alle Daten aus unterschiedlichen Quellen in eine Präsentation übertragen, aufbereiten und präsentieren. Das konnte schon mal schnell eine Stunde dauern. Heute benötigt man fünf Minuten, wenn überhaupt, denn die Geschäftsführung kann sich bei Bedarf die Zahlen ja auch selbst aus dem System ziehen – und das sogar in Echtzeit“, sagt der Business Project Manager.
Anwenderfreundlich können jetzt individuelle Reports erstellt werden – ob nach Standort, Produkten, Kunden oder Unternehmensbereichen geordnet. SWOT-Analysen durchzuführen ist mit cplace deutlich einfacher geworden, zudem sind die Daten valide, weil sie unmittelbar aus der Datenbank gezogen werden. Das hat positive Auswirkungen auf die Steuerung und Planung bei Motherson.

Erfolgsgarant Le Bihan

„Dank Le Bihan haben wir heute eine verbesserte Projektmanagement-Kultur. Sie ist transparenter, agiler und wird sehr aktiv von den Mitarbeitern gelebt“, sagt Bruder. Im nächsten Schritt wird er die SMP Collaboration Platform auch für die restlichen Projektmitarbeiter freigeben. Dann werden mehr als 630 Mitarbeiter aus Unternehmensbereichen wie Entwicklung, Logistik, Qualität etc. sich ebenfalls über cplace abstimmen und ihre Aufgaben koordinieren.
Bruder: „Le Bihan ist der Erfolgsgarant des gesamten Projekts. Wir haben zwar schon immer das Thema Agilität hochgehalten, aber durch unsere Erfahrung mit den Sprints und den Möglichkeiten der neuen Collaboration Platform bei Motherson haben sich uns ganz neue Perspektiven eröffnet.“ Auch wenn Bruder das Projekt im Rückblick als herausfordernde Zeit bezeichnet, bewertet er es auch als unglaublichen Gewinn. Das Zusammenspiel aus professioneller Vorarbeit seitens Motherson mit der Expertise, Methodenkompetenz, Professionalität und Guidance durch Le Bihan ist aus seiner Sicht entscheidend. „Es wurden von Le Bihan die richtigen Fragen gestellt, die Leitplanken optimal gesetzt und die Sprints Schritt für Schritt solide umgesetzt“, resümiert er. Dieser sukzessive Erfolg war es auch, der dem gesamten Projekt eine so positive Dynamik gebracht hat.
Auch die zahlreichen Rückmeldungen seitens der Kunden, Partner, Mitarbeiter sowie der Geschäftsführung zeigen, dass es sich gelohnt hat. „Der Zugewinn an Transparenz und Datenvalidität ist enorm. Heute können wir ganz anders analysieren, agieren und prognostizieren – eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Zukunft“, sagt der Business Project Manager.